ASSISTENTE ADMINISTRATIVO I

⛳ MISSÃO DO CARGO

Prestar assistência nos processos da área administrativa, auxiliando na organização de arquivos, controle de entrada e saída de correspondências, emissão e lançamento de nota fiscal e elaboração de planilhas e relatórios gerenciais. Realizar atividades de apoio administrativo às áreas.

💼 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS - O quê e como ?

• Realizar diversas tratativas de documentos da área, entre elas, registrar a entrada e saída de documentos, conferir notas fiscais, faturas de pagamentos e boletos, verificar, triar e distribuir documentos, conferir dados e datas, identificar irregularidades e classificar documentos, atualizar informações, solicitar cópias, receber, formatar e arquivar documentos.
• Preencher documentos através de digitação de textos e planilhas, preenchimento de formulários e/ou cadastros, preparação de minutas, digitar notas de lançamentos contábeis.
• Preparar relatórios, formulários e planilhas por meio de coleta de dados, verificação de índices econômicos e financeiros, elaboração planilhas de cálculos, fluxogramas e cronogramas, efetuar e conferir cálculos, redigir atas, elaborar correspondência, dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos, realizar prestação de contas, requisitar pagamentos, ajustar contratos, colher assinaturas.
• Acompanhar processos administrativos verificando prazos estabelecidos, localizando processos administrativos, acompanhando notificações de não conformidade, encaminhando protocolos internos, solicitando informações cadastrais, atualizando cadastros, bem como atualizar dados de planejamento, acompanhar fluxogramas e cronogramas, acompanhar andamento dos pedidos, verificar publicação de atos, expedir ofícios e memorandos.
• Atender clientes e/ou fornecedores e fornecer informações sobre produtos e serviços, identificar natureza das solicitações dos clientes, fornecer informações da empresa, registrar reclamações dos clientes, receber clientes e/ou fornecedores, identificar perfil dos clientes e/ou fornecedores, esclarecer dúvidas, solicitar documentos, coletar referências pessoais.
• Executar rotinas de suporte administrativo na área, orientar funcionários sobre políticas e normas, atualização de dados, prospecção de clientes.
• Apoiar no controle de material de expediente, levantar a necessidade de material, requisitar materiais, solicitar compra de materiais, conferir material solicitado, providenciar devolução de material fora de especificação, distribuir material de expediente, controlar expedição de malotes e recebimentos, pesquisar preços, solicitar entrega de documentos, solicitar recursos de viagens, intermediar contatos, auxiliar na organização de eventos internos, organizar o setor.

📑 OBSERVAÇÕES

Local de trabalho: Shopping Iguatemi Brasília

Endereço: Setor de Habitações Individuais Norte CA 4 - Lago Norte - Brasília/DF

Escala de Trabalho: Segunda à sexta - 08h às 18h